Externes Audit

Ein externes Audit ist eine unabhängige Bewertung oder Überprüfung durch eine Zertifizierungs – oder Akkreditierungsstelle. Hierbei wird die Normkonformität der zu überprüfenden Norm auditiert. Grundsätzlich kann ein Audit dabei in 3 Teile aufgeteilt werden:

–        Vor dem Audit

–        Im Audit

–        Nach dem Audit

Vor dem Audit sollten einige Dokumente, wie Managementbewertung, Audits, Abweichungen und Kennzahlen vorhanden sein und griffbereit liegen. Diese Dokumente möchten die Auditoren immer einsehen. Wichtig ist dabei aber auch, dass die Räumlichkeiten und das Equipment vorbereitet wird. Sind geeignete Räume vorhanden? Funktioniert die Technik? Habe ich mich um Getränke und einen Imbiss für die Begutachtung gekümmert? Sind meine Mitarbeiter gut auf das Audit vorbereitet? Sind einige Fragen, die man sich vor dem Audit stellen sollte.

Wenn dann der Auditor im Haus ist, wäre es ratsam die Fragen des Auditors wahrheitsgemäß zu beantworten und nichts vorzutäuschen. Dieses merkt ein Auditor immer und bringt eher Probleme, als dass es hilfreich sein könnte. Grundsätzlich gilt, wenn ich etwas nicht verstanden habe, darf ich jederzeit den Auditor fragen, was gemeint wurde. Für den Qualitätsmanager ist es sehr ratsam, sich Notizen während des Audits zu machen, oftmals bekommt man interessante Informationen oder Hinweise gesagt.

Am Ende des Audits wird vom Auditor das Audit zusammengefasst und die Nichtkonformitäten mitgeteilt. Erfahrungsgemäß sollte man hier genau klären, was mit den einzelnen Abweichungen gemeint und vor allem ob alles verstanden wurde. Es ist niemanden geholfen, wenn nicht gewusst wird, was mit den Nichtkonformitäten gemeint wurde. Und es sollte im Allgemeinen darauf geachtet werden, dass es zu jeder Nichtkonformität einen Bezug zu einem Normenpunkt gibt.

Top 5 QM-Talk:

• Wichtigsten QM – Dokumente vorbereiten
• Die Abweichungen und auch Hinweise und Empfehlungen des letzten Audits sich noch einmal genau anschauen
• Offen alle Fragen beantworten, nichts versuchen zu vertuschen
•  Wenn einem nicht klar ist, was will der Auditor sehen / wissen – Fragen stellen
• Abweichungen immer erklären lassen, bevor der Auditor geht