#5 CAPA

Wir sind uns einig: Der Schlüssel zu einem erfolgreichen CAPA-Prozess liegt in der einfachen Eingabe von Problemen und Verbesserungsvorschlägen durch die Mitarbeiter. Je niedriger die Hürde, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter Abweichungen melden.

Digitale Lösungen bieten hier klare Vorteile gegenüber papierbasierten Systemen. Sie ermöglichen einen schnellen, unkomplizierten Zugang und vereinfachen die Kategorisierung und Weiterverarbeitung der Meldungen. Statt komplizierter Formulare und Excel-Listen empfehlen unsere Experten moderne Ticketsysteme oder Event-Manager.

Ein weiterer Vorteil digitaler Systeme: Sie erleichtern die Teamarbeit bei der Problemlösung. Relevante Mitarbeiter können schnell einbezogen und Aufgaben effizient verteilt werden. Zudem bieten sie eine bessere Nachvollziehbarkeit – ein wichtiger Aspekt, besonders im regulierten Umfeld.

Doch Technik allein reicht nicht aus. Eine offene Fehlerkultur im Unternehmen ist ebenso wichtig. Mitarbeiter müssen verstehen, dass es nicht um Schuldzuweisungen geht, sondern um kontinuierliche Verbesserung. Regelmäßige Schulungen und eine klare Kommunikation sind hier entscheidend.

Interessant ist auch die Diskussion um anonyme Meldungen. Während diese in bestimmten Bereichen (Stichwort: Hinweisgeberschutz) sinnvoll sein können, sehen wir sie im normalen CAPA-Prozess eher kritisch. Eine gute Unternehmenskultur macht Anonymität in der Regel überflüssig.

Unser Fazit: Ein erfolgreiches CAPA-Management ist kein Selbstläufer. Es erfordert regelmäßige „Werbung“ im Unternehmen und die konsequente Einbindung in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter.

Unsere Top 5:

1. Einfache Eingabemöglichkeiten für Mitarbeiter schaffen
2. Digitale Lösungen wie Ticketsysteme nutzen
3. Teamarbeit und Nachvollziehbarkeit durch digitale Tools fördern
4. Eine offene Fehlerkultur im Unternehmen etablieren
5. CAPA-Management kontinuierlich im Unternehmen „bewerben“ und in den Alltag integrieren