#11 Jahresstart im QM: Was jetzt wichtig ist!

Wer im Qualitätsmanagement (QM) unterwegs ist, kennt das Spiel: Jahresbeginn heißt Bestandsaufnahme, Planung und Organisation. In unserem aktuellen QM-Talk haben wir genau darüber gesprochen. Was sind die wichtigsten Aufgaben zum Jahresstart? Und wie kann man sich am besten darauf vorbereiten? Hier kommen die Key-Learnings!

1. Auditplanung: Alles auf Kurs?

Eines der ersten Dinge, die ein QM-Manager im neuen Jahr auf dem Schirm haben sollte, sind Audits. Ob internes, externes oder Kundenaudit – jetzt ist die Zeit, sich die Termine bewusst zu machen. Wichtig dabei:

• Stehen alle Audit-Termine fest?
• Sind die internen Audits rechtzeitig vor den externen eingeplant?
• Gibt es offene Findings aus dem letzten Jahr, die noch bearbeitet werden müssen?

Der Trick: Rechtzeitig mit Auditoren und Zertifizierungsstellen in Kontakt treten, um Terminänderungen oder Unklarheiten zu vermeiden.

2. Schulungsplanung: Sind alle up to date?

Ein Blick zurück lohnt sich: Welche Schulungen wurden im letzten Jahr gemacht? Gab es Wissenslücken oder neue Anforderungen? Anfang des Jahres ist der perfekte Zeitpunkt, um:

• Die Schulungsquote zu analysieren
• Pflichtschulungen (z. B. Datenschutz, Ersthelfer, Arbeitssicherheit) zu terminieren
• Bedarfsanalysen mit den Mitarbeitern durchzuführen
• Externe Schulungen frühzeitig zu buchen

Hier gilt: Lieber früher planen als später hinterherrennen!

3. Regulatorische Änderungen checken

Jedes Jahr bringt neue Richtlinien, Gesetze und Normanpassungen mit sich. Ein Beispiel: 2025 steht das Thema E-Rechnung auf der Agenda. Wer darauf nicht vorbereitet ist, könnte Probleme bekommen. Deshalb:

• Welche Normen oder gesetzlichen Vorgaben haben sich geändert?
• Welche betreffen direkt das Unternehmen?
• Müssen Prozesse oder Dokumentationen angepasst werden?

Ein Fixpunkt im Kalender: Halbjährliche Reviews der regulatorischen Anforderungen.

4. Lieferanten- und Kundenzufriedenheit analysieren

Qualität endet nicht an der eigenen Unternehmensgrenze. Lieferantenbewertung und Kundenzufriedenheit sind wichtige Faktoren, die ebenfalls zum Jahresstart geprüft werden sollten. Dazu gehört:

• Welche Lieferanten haben gut performed, welche weniger?
• Gibt es neue potenzielle Partner?
• Wie war die Reklamationsquote im letzten Jahr?
• Welche Feedbacks von Kunden können zur Prozessverbesserung genutzt werden?

Daten sammeln, analysieren und daraus Verbesserungsmaßnahmen ableiten!

5. Digitalisierungsstrategie prüfen

Das QM wird immer digitaler. Egal ob Dokumentenmanagement, Auditverwaltung oder Lieferantenbewertung – wer hier hinterherhinkt, wird schnell ineffizient. Deshalb:

• Sind alle relevanten Dokumente sauber digitalisiert und maschinenlesbar?
• Gibt es unnötige Medienbrüche (z. B. Scans von Papierdokumenten statt direkter digitaler Ablage)?
• Welche Prozesse können weiter automatisiert werden?

Ein besonderes Augenmerk sollte 2025 auf der KI-Nutzung liegen. Lässt sich KI gezielt zur Verbesserung von QM-Prozessen nutzen? Hier lohnt sich ein Blick in die Zukunft!

Fazit: Die Top 5 To-Dos zum Jahresstart

1. Auditplanung: Termine checken und interne Audits strategisch platzieren.
2. Schulungen: Pflichtschulungen frühzeitig planen und Bedarfsanalysen durchführen.
3. Regulatorische Änderungen: Neue Vorgaben prüfen und Prozesse ggf. anpassen.
4. Lieferanten- & Kundenzufriedenheit: Daten auswerten und Optimierungen ableiten.
5. Digitalisierung: Systeme und Prozesse auf Effizienz prüfen, KI-Potenziale nutzen.

Mit diesen Schritten legt ihr den perfekten Grundstein für ein erfolgreiches QM-Jahr 2025. —Also: Ran an die Planung – und viel Erfolg