Lenkung von Dokumenten Teil 2

Die ISO 9001, legt großen Wert auf die effektive Lenkung dokumentierter Informationen. Im Abschnitt zur Dokumentenlenkung betont die Norm die Bedeutung von Verfügbarkeit, Schutz vor Verlust von Vertraulichkeit, Sicherstellung der Integrität und Erhaltung von Dokumenten. Für jedes Unternehmen, das ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 implementiert oder aufrechterhalten möchte, sind diese Anforderungen unerlässlich.

Dabei spielt die IT eine zentrale Rolle. In der modernen Geschäftswelt, in der die Mehrheit der dokumentierten Informationen digital ist, müssen IT-Systeme und -Praktiken diesen Normenanforderungen entsprechen.

Zum besseren Verständnis sind hier einige Punkte, die im Kontext der IT und ISO 9001 berücksichtigt werden sollten:

• Jedes Unternehmen nutzt Netzlaufwerke für den zentralen Zugriff auf Informationen. Es ist nicht nur eine Frage des leichten Zugangs, sondern vor allem des Schutzes vor unberechtigtem Zugriff.
• Während viele glauben, dass ein Backup ausreicht, ist dies ein Trugschluss. Ein einfaches Backup schützt nicht vor Manipulationen und erfüllt somit nicht die Anforderungen an Integrität und Vertraulichkeit.
• Für eine effektive Dokumentenlenkung ist eine strukturierte Archivierung erforderlich. ISO 9001 betont die Notwendigkeit, Informationen verfügbar und zugänglich zu halten. Ein Archivsystem ermöglicht dies über einen langen Zeitraum.
• Die Kommunikation mit der IT-Abteilung ist nicht zu unterschätzen. Sie sind die Experten, die wissen, wie die technischen Anforderungen der ISO 9001 umgesetzt werden können.
• Die Nachverfolgung der Dokumentenhistorie ist ein weiterer Punkt, der im Hinblick auf die ISO 9001 zu beachten ist. Änderungen müssen transparent und nachvollziehbar sein, um Konformität zu gewährleisten.

TOP 5 QM-Talk:

• Schützen Sie Netzlaufwerke durch regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.
• Sehen Sie ein Backup nicht als Allheilmittel, sondern implementieren Sie umfassende Datensicherheitsmaßnahmen.
• Priorisieren Sie die strukturierte Archivierung für langfristige Datenspeicherung.
• Engagieren Sie sich proaktiv mit Ihrer IT-Abteilung für effektive Dokumentenlenkungsstrategien.
• Stellen Sie sicher, dass jede Dokumentenversion von ihrer Erstellung bis zur aktuellen Fassung transparent und nachvollziehbar bleibt.

Insgesamt zeigt sich, dass eine effektive Dokumentenlenkung im digitalen Zeitalter ohne die IT kaum vorstellbar ist. Unternehmen, die die ISO 9001 ernst nehmen, müssen sicherstellen, dass ihre IT-Strategien und -Praktiken diesen Normenanforderungen gerecht werden.