#4 Dokumentenlenkung

In der neuesten Folge des QM-Talks tauchen wir tief in die Welt der Dokumentenlenkung ein. Wir,  Michael Kornmann und Michael Schiffer teilen unsere Erfahrungen und Tipps für ein modernes Dokumentenmanagement.

Gleich zu Beginn wird klar: Dokumentenlenkung ist weit mehr als nur Papierkram. Es geht darum, Wissen und Vorgaben im Unternehmen effektiv zu verteilen. Der QMB sollte nicht der einzige Gatekeeper sein, sondern alle Mitarbeiter einbeziehen.

Ein Hauptthema unserer Diskussion ist die Benennung von Dokumenten. Vorbei sind die Zeiten komplizierter Nummerierungssysteme. Stattdessen empfehlen wir einfache, eindeutige Namen. Die Norm fordert nur Eindeutigkeit – alles andere ist Kür.

Der Übergang zu digitalen Systemen betrachten wir meist unumgänglich. Papierbasierte Systeme mit mehreren Ordnern und manuellen Aktualisierungen sind fehleranfällig und ineffizient. Moderne QM-Systeme bieten automatische Versionierung, einfache Zugriffssteuerung und klare Änderungsnachverfolgung.

Ein wichtiger Punkt: Die Mitarbeiter sollten aktiv in die Dokumentenpflege einbezogen werden. Prozessverantwortliche sollten die Möglichkeit haben, ihre Dokumente selbst zu aktualisieren. Dies fördert die Aktualität und Akzeptanz des QM-Systems.

Zum Schluss eine wichtige Info an Euch alle: Ein gutes Dokumentenmanagement ist nicht starr, sondern agil. Es ermöglicht kontinuierliche Verbesserung und spiegelt die tatsächlichen Abläufe im Unternehmen wider.

Unsere Top 5:

1. Einfache, eindeutige Dokumentenbenennung statt komplexer Systeme
2. Übergang zu digitalen Dokumentenmanagementsystemen
3. Einbeziehung der Mitarbeiter in die Dokumentenpflege
4. Flexible Zugriffsrechte für Prozessverantwortliche
5. Fokus auf Aktualität und Praxisnähe der Dokumente

Mit diesen Tipps wird Dokumentenlenkung von einer lästigen Pflicht zu einem wertvollen Tool für Unternehmenserfolg und kontinuierliche Verbesserung.