#15 Prozesse mit Sinn – nicht nur für die QM-Abteilung

Prozesse gehören zu jedem Unternehmen wie die Butter aufs Brot – gerade im Qualitätsmanagement. Aber heißt das zwangsläufig, dass wir sie mit Normensprache, endlosen Textwüsten oder steifen Abläufen verknüpfen müssen? Ganz und gar nicht. In unserer aktuellen Podcast-Folge nehmen wir uns – Michael und Michael – genau dieses Thema vor. Und zwar nicht mit erhobenem Zeigefinger, sondern mit einem Blick aus der Praxis: strukturiert, aber undogmatisch. Klar – aber bitte mit gesundem Menschenverstand.

Denn eines ist für uns ganz zentral: Prozesse sind kein exklusives QM-Thema. Sie durchziehen alle Bereiche eines Unternehmens – vom Vertrieb über die IT bis zur Personalabteilung. Was das Qualitätsmanagement dabei leisten kann, ist eher Begleitung als Kontrolle. Wir helfen, Abläufe zu strukturieren, sichtbar zu machen, zu dokumentieren – aber die Verantwortung für die Prozesse liegt dort, wo sie gelebt werden: in den Fachabteilungen.

Ein Prozess ist im Kern nichts anderes als die Antwort auf eine simple Frage: „Wie mache ich was bei uns im Unternehmen?“ Man könnte auch sagen: Input – Verarbeitung – Output. Klar strukturiert und nachvollziehbar. Doch gerade an den Schnittstellen – also dort, wo Übergaben stattfinden – wird es häufig kompliziert. Genau hier steckt ein riesiges Potenzial, um Prozesse schlanker, reibungsloser und effektiver zu gestalten.

Was wir dabei nie vergessen: Gute Prozessarbeit beginnt mit Zuhören. Bevor irgendetwas optimiert oder verschriftlicht wird, geht es erstmal darum zu verstehen, was in den Abteilungen tatsächlich passiert. Oft ist es schon ein Aha-Moment, wenn man gemeinsam mit den Beteiligten ein einfaches Diagramm zeichnet – und dabei sichtbar wird, wie viel eigentlich täglich geleistet wird und wo es immer wieder hakt.

Ein ganz entscheidender Punkt ist dabei das Thema Verantwortlichkeiten. Wer macht was – und wann ist ein Prozess für jemanden abgeschlossen? Ohne klare Zuständigkeiten bleibt vieles im Ungefähren. Transparenz ist hier der Schlüssel, auch wenn sie nicht immer bequem ist. Denn wer transparent arbeitet, wird auch verbindlich – und damit messbar.

Prozesse zu managen bedeutet nicht, alles neu zu denken. Im Gegenteil: Der erste Schritt ist oft nur, das aufzuschreiben, was sowieso schon gelebt wird. Und dann gemeinsam mit den Beteiligten zu schauen, wo kleine Veränderungen große Wirkung entfalten können. Manchmal reicht ein zusätzliches Pflichtfeld im Formular oder eine klarere Schnittstellenbeschreibung – und ein ganzer Ablauf wird deutlich runder.

Was dabei nicht fehlen darf: Digitalisierung, ja – aber mit Sinn und Verstand. Ein schlechter Prozess bleibt auch digital ein schlechter Prozess. Tools sind kein Selbstzweck. Sie entfalten ihren Nutzen nur, wenn sie sinnvoll in vorhandene Abläufe integriert werden und von den Mitarbeitenden akzeptiert werden. Digitalisierung ist kein Ziel an sich, sondern ein Werkzeug zur Unterstützung des Alltags – und der sollte im Fokus stehen.

Und genau hier schließt sich der Kreis zum Qualitätsmanagement. Denn ein gutes QM-System ist keine Parallelwelt, sondern ein integrativer Teil der Unternehmensführung. Es soll das Tagesgeschäft erleichtern – nicht verkomplizieren. Wer seine Prozesse aus Unternehmenssicht durchdenkt, der erfüllt viele Anforderungen der ISO 9001 quasi nebenbei. QM ist dann nicht das Fundament, sondern das Topping: wertvoll, aber nicht dominant.

Unsere Top 5:

• Prozesse sind Unternehmenssache, nicht nur QM-Aufgabe – Fachbereiche tragen Verantwortung, QM unterstützt.

• Klarheit durch Zuhören und Visualisieren – Prozesse erfassen heißt: verstehen, nicht nur dokumentieren.

• Verantwortlichkeiten sauber definieren – Transparenz schafft Verbindlichkeit und verhindert Reibungsverluste.

• Optimierung beginnt beim Bestehenden – kleine Anpassungen bringen oft mehr als große Umbrüche.

• Digitalisierung mit Augenmaß – nur was sinnvoll ist und genutzt wird, verbessert wirklich.