#13 Kommunikation im Qualitätsmanagement

In der aktuellen Folge des QM-Talks tauchen wir ein in die Welt der Kommunikation im Qualitätsmanagement. Wir besprechen wie man die oft als trocken empfundene QM-Sprache in eine verständliche und lebendige Unternehmenskommunikation übersetzen kann.

Die Kunst der Balance

Eine der größten Herausforderungen für QM-Manager ist es, eine Brücke zwischen der normativen Sprache der QM-Standards und dem täglichen Sprachgebrauch im Unternehmen zu schlagen. Dabei gilt es, sowohl den Anforderungen von Auditoren gerecht zu werden als auch sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Prozesse verstehen und leben können.

Unser Motto: „Stülpe als QMB nicht deine Ideen über die ganze Sache drüber, sondern sei offen, hör der ganzen Sache zu, nimm dich der Sache an und baue das System mit den Mitarbeitern so auf, dass es verständlich und einfach ist.“

Dokumentation mit Augenmaß

Bei der Benennung von Dokumenten und Prozessen plädieren wir für einen pragmatischen Ansatz. Statt sich in komplizierte Abkürzungen und starre Benennungskonventionen zu verstricken, sollte man sich an der im Unternehmen üblichen Sprache orientieren. Die Benennung einer Dokumentation muss der Generik des Unternehmens entsprechen. Das muss passen!

Visuelle Hilfsmittel wie Flowcharts können komplexe Prozesse oft besser vermitteln als lange Texte. Dabei ist es wichtig, diese Darstellungen so zu gestalten, dass sie für alle Beteiligten verständlich sind.

Flexibilität bewahren

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Verwendung von Zeitangaben in QM-Dokumenten. Statt starrer Termine empfehlen wir  flexiblere Formulierungen, die dem Unternehmen Spielraum lassen, ohne die Verbindlichkeit zu verlieren.  Jährlich ist was anderes wie einmal im Jahr. Denn einmal im Jahr kann bedeuten: einmal am 31. Dezember und einmal am 1. Januar.

Der QM-Manager als Moderator

Wir sehen die Rolle des QM-Managers als die eines Moderators, der zwischen verschiedenen Abteilungen und Interessengruppen vermittelt. Es geht darum, ein System zu schaffen, das die Unternehmensrealität abbildet und gleichzeitig den normativen Anforderungen gerecht wird.

Unser Ziel als QM-Manager ist es, die verschiedenen Abteilungen in einer sinnvollen Art und Weise zu verknüpfen und die Informationen so aufzubereiten, dass sie für alle verständlich sind.

Fazit

Effektive Kommunikation im Qualitätsmanagement erfordert Einfühlungsvermögen, Flexibilität und den Mut, manchmal von starren Konventionen abzuweichen. Indem wir die Sprache des QM an die Unternehmenskultur anpassen, schaffen wir ein System, das nicht nur auf dem Papier existiert, sondern aktiv gelebt wird.

Unsere Top 5:

1. Orientieren Sie sich an der im Unternehmen üblichen Sprache bei der Benennung von Dokumenten und Prozessen.
2. Nutzen Sie visuelle Hilfsmittel wie Flowcharts, um komplexe Abläufe verständlich darzustellen.
3. Formulieren Sie Zeitangaben flexibel, ohne die Verbindlichkeit zu verlieren.
4. Betrachten Sie Ihre Rolle als QM-Manager als die eines Moderators zwischen verschiedenen Interessengruppen.
5. Passen Sie die QM-Sprache an die Unternehmenskultur an, um ein lebendiges und effektives System zu schaffen.